Westfort

Innovatief op wereldniveau

Westfort

Familiebedrijf Westfort heeft een bedrijfsvisie die iedereen uitdaagt te innoveren en verbeteren. Hierbij past alleen een flexibele automatiseringsoplossing die voor iedereen werkt. Robbert van ’t Hoff is binnen de directie bij Westfort verantwoordelijk voor ICT, HR en Finance en houdt van uitdagingen.

Westfort neemt niet alleen in Nederland maar wereldwijd een unieke positie in. Het bedrijf loopt voorop in veel opzichten. Na de nieuwbouw die in 2015 is geopend in IJsselstein heeft Westfort een van de modernste slachterijen in zijn soort. Westfort is diervriendelijk, duurzaam en innovatief als geen ander. De huidige organisatie is ontstaan uit twee familiebedrijven met een lange geschiedenis in varkensvlees.

Klanten van Westfort zijn geografisch verdeeld over 25 landen, zowel binnen als buiten de EU. De markt binnen de EU kenmerkt zich door veel regio specifieke afname. Hammen gaan bijvoorbeeld veelal naar Zuid- Europa en bacon naar Engeland. Van de totale productie gaat 60% naar het buitenland en 40% vindt zijn weg binnen Nederland naar supermarkten, vleeswarenfabrieken, slagers en handelshuizen.

De uitdaging

Bij de fusie in 2013 tussen Kruiswijk en Lunenburg zocht men een nieuwe en voor alle medewerkers makkelijk te hanteren ICT-oplossing. Beide organisaties werkten met verouderde systemen en zochten een complete oplossing voor een vernieuwde en centrale financiële administratie. Een passend personeelssysteem en workflows.

Het systeem moest eenvoudig te gebruiken zijn bij meerdere vestigingen. Dat was belangrijk bij de uiteindelijke keuze. Ook van belang was het goed automatiseren van de processen, en de verwerking van bepaalde taken via een gestructureerde ‘best practice’. De beschikbaarheid van de managementinformatie in de juiste vorm was vereist, en de mogelijkheid om intern de dashboards en rapportages te beheren.

Als je wilt verbeteren, moet je weten wat je huidige performance is. Dus registratie en rapportage is belangrijk.

Binnen de continue verbetercyclus van de Westfort cultuur past Westfort consequent de Plan-Do-Act cyclus (Deming cirkel) toe. Ook bij de implementatie van nieuwe functionaliteiten. Met Exact is gekozen voor een beproefde oplossing met een grote userbase.

De rol van automatisering

De implementatie van Exact verliep snel en goed. In oktober 2015 werd de keuze gemaakt en in januari daaropvolgend was de implementatie afgerond.

De grootste uitdaging bij de implementatie was bij de financiële administratie. Exact Globe is nu in gebruik voor de financiële en salarisadministratie. Het consolideren van 17 administraties verloopt moeiteloos. De fiattering is gestroomlijnd en ingericht met werkstromen via Exact Synergy.

Met ScanSys Image Capture is met ‘scan en herken’ een belangrijke slag geslagen. Het resultaat is snellere betalingen en beter inzicht in het (maand)resultaat over alle vestigingen heen. Met meer controle op het budget. De afdeling finance is continu bij met boeken en heeft realtime inzicht in het geconsolideerde resultaat.

Met Exact en Activium is het ons gelukt om 50% efficiënter te werken op de financiële administratie.

Exact is stabiel en bevat goede documentatie over de database waar Westfort optimaal gebruik van maakt. Iedereen binnen Westfort is bekend met het gebruik van ICT en CRM, bijvoorbeeld door het medewerkersportaal, documentbeheer en werkstromen. Ook medewerkers die niet dagelijks met software werken, gebruiken het systeem.

Opleiden is een speerpunt binnen Westfort, de verzorging van de trainingen is intern. Medewerkers leren als eerste hoe ze een vrije dag aanvragen, de rest volgt vanzelf. Door het gebruik van één userinterface, kan men intern snel aan de slag.

Als je een vrije dag kunt aanvragen, kun je ook een rapport opvragen of een klacht indienen. Doordat er één userinterface is, werkt het voor onze medewerkers snel en eenvoudig.

Exact Synergy biedt als groot voordeel de mogelijkheid zelf werkstromen in te richten. Daarbij heeft de organisatie geen consultants nodig. De HRM-werkstromen zoals ziek- en betermeldingen, verlofaanvragen, ontwikkelgesprekken, ongeval registraties ondersteunt Real-HRM. Ook ondersteunt Real-HRM het recruitingproces volledig. Zo werkt Westfort met een klein HR-team zeer efficiënt.

Vacatures op de Werken-bij website zijn gekoppeld en als kandidaten solliciteren, leidt dit automatisch tot een werkstroom in Synergy.

Sinds november 2016 zijn er tot en met september 2017 400 sollicitaties verwerkt. Door onze groei blijft de instroom hoog. Als je de verwerking snel en netjes wilt verwerken is dit ongelooflijk veel werk. We willen de beste mensen vinden, en als ze dan reageren wil je snel en efficiënt werken.

E-management speelt een belangrijke rol bij Westfort en haar continue verbetercultuur. ICT helpt de medewerkers hun werk goed te doen en werkt ondersteunend aan de dagelijkse taken. Binnen Westfort is het systeembeheer bewust uitbesteed en ligt het applicatiebeheer intern op de ICT-afdeling. Hier is veel database kennis en hierdoor maakt men niet alleen heldere rapportages en dashboards, maar begrijpt men ook beter hoe de applicatie werkt.

Voor de goederenstroomadministratie gebruikt Westfort een branche specifiek ERP-pakket, dit pakket functioneert door een optimale koppeling volledig samen met Exact.

De toekomst

Het afgelopen jaar is veel in automatisering en kennisverwerving geïnvesteerd.

We hebben veel geleerd van de consultants van Activium en kennis in huis gehaald door mee te kijken en te leren. Bovendien helpt Activium ons als dat nodig is.

De focus ligt nu intern op het inrichten en Lean werken. De functionaliteiten draaien nu naar volle tevredenheid. Men wil nu uitbreiden waar mogelijk. De beste en slimste manier en de standaardwerkwijze wordt steeds in samenhang met gebruikers bepaald en uitgedaagd.

We beproeven de standaard als dat nodig is, iedereen wordt uitgedaagd om dit te verbeteren, maar als er een standaard bepaald is, gaan we die samen omarmen.

De plannen voor het komende jaar zijn de verdere uitrol van de HR-selfservice voor alle medewerkers. De verdere ontsluiting van data uit Exact (Globe en Synergy) met Power BI en koppelingen tussen verschillende systemen.

Ook liggen er plannen voor narrowcasting van live data op afdelingsschermen in de vorm van bijvoorbeeld dashboards. En verder gaat men bij Westfort door met opleiden, opleiden, opleiden. Er is nu voldoende kennis van de systemen maar binnen de continu verbetercultuur wil het bedrijf steeds meer functionaliteiten inzetten om Exact optimaal te benutten.

Met name door de focus op hoge kwaliteitseisen, continu verbeteren en een vooruitziende blik behoudt Westfort haar bijzonder vooruitstrevende positie op wereldniveau.

 

Exact Globe | Exact Synergy | Real-HRM | ScanSys
Robbert van 't Hoff
ICT, HR, Finance
FTE: 1000
Branche: Productiebedrijf
Oprichting: 2013
Vestiging: Ijsselstein, Oudewater, Gorinchem